Waarom de vormgeving van een jaarverslag begint met een template-ontwerp
Jaarlijks terugkerende rapporten zoals een jaarverslag, hebben een basis die je kunt hergebruiken. De meeste bedrijven die zich moeten verantwoorden door middel van een jaarverslag, hebben al een huisstijl. Een huisstijl bevat regels over het gebruik van kleuren, lettertypes en fotografie. Dit komt de herkenbaarheid van het bedrijf ten goede, mits de huisstijl consequent gebruikt wordt. Daar komt het template goed van pas.
Wanneer een bedrijf zich een nieuwe huisstijl aan laat meten, kan het zijn dat er in eerste instantie alleen een nieuw fris logo komt. Vaak gecombineerd met een kleurenpalet en richtlijnen voor het gebruik van specifieke lettertypes. Dit zijn de eerste stappen naar een nieuwe uitstraling. Misschien is er ook een nieuwe website en zijn de e-mailhandtekeningen al aangepast, met het nieuwe logo erin en de goede kleuren. De terugkerende rapportages zoals white papers of jaarverslagen staan niet boven aan het lijstje, omdat ze minder zichtbaar zijn of niet direct van pas komen. Op het moment dat het jaarverslag ontworpen moet gaan worden komt de vorm vanzelf aan bod.
De richtlijnen voor de huisstijl worden door elk ontwerpbureau weer anders opgesteld, afhankelijk van de wensen van de klant. Het kan dus zijn dat er een zeer uitgebreid huisstijlhandboek komt waarin duidelijke richtlijnen staan voor verschillende kopteksten en de lopende tekst. Maar soms staat er alleen een lettertype aangegeven.
In beide gevallen kan er een jaarverslag ontworpen worden. In het eerste geval, waar al een uitgebreid huisstijlhandboek beschikbaar is, zal het opzetten van de basis voor het jaarverslag minder tijd in beslag nemen. Als er niet veel richtlijnen zijn en het is het eerste rapport in de nieuwe huisstijl, dan kan het lonen om een template te laten ontwerpen. Dit deed ik bijvoorbeeld voor Burennetwerk Amsterdam en Hogeschool IPABO. De jaren erna gebruikte ik het eerste ontwerp opnieuw, als template, waardoor het minder tijd kostte om het nieuwe jaarverslag te ontwerpen. Zeker in het geval van een stichting of goed doel, is tijd kostbaar. Altijd fijn als het efficiënter kan!
De voordelen van een template ontwerp:
De huisstijl wordt consequent doorgevoerd en vertelt het verhaal van je organisatie.
Het kost eenmalig extra tijd, maar zal de jaren erna tijd opleveren. De stijlen voor tekst, tabellen en alle andere instellingen voor de huisstijl staan netjes ingesteld.
De stijlen staan vast, maar omdat deze staan opgeslagen in het document (in Adobe Indesign), kunnen ze makkelijk worden aangepast. Zo zit je niet vast aan ‘alle koppen moeten blauw zijn’ als dit ook wat mag variëren in de komende jaren. Met één druk op de knop is het aangepast!
Het is voor welk extern bureau of grafisch ontwerper je ook vraagt, veel makkelijker om de huisstijl richtlijnen toe te passen op toekomstige rapporten.
Al met al is een huisstijl de rode draad door alle uitingen van het bedrijf. Het zorgt voor herkenbaarheid maar ook betrouwbaarheid, zeker in het geval van jaarverslagen. Het is goed om deze rode draad door alle uitingen te vormen door richtlijnen te gebruiken voor de huisstijl. In combinatie met een ervaren ontwerper hoef je niet ál te streng met de huisstijl om te gaan. Bepaalde uitingen vragen om een kleine twist. In het geval van een jaarverslag is het saai om jaar in jaar uit naar precies hetzelfde verslag te kijken. Je wil graag weten naar welk jaar je kijkt, dat mag ook duidelijk zijn aan de voorkant van het verslag.
Onderscheid moet er dus zéker zijn wat mij betreft, met de huisstijl als rode draad en een template als basis.
Meer zien?
